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3. アンカー社向け補足

本章は、株式会社アンカー社のIT/管理ご担当者様にお目通しいただく前提で構成しています。
業務委託CA（河村祐衣）の業務自動化基盤を導入するにあたり、必要となる 「外部アプリ承認」 および 「外部アシスタントのアクセス許可」 のご判断材料としてご活用ください。

本資料の位置付け

本資料は業務委託CAである河村祐衣氏の業務自動化案の説明です。
第1章・第2章で示した自動化スコープ／システム構成を、アンカー社視点（個人情報保護・アクセス権限・規約遵守・契約終了時の処理） から補強します。

3.1 何が新たに導入されるか（要約）

項目 内容
目的 業務委託CAの面談前準備・面談後対応・サーカス転記の自動化
対象データ アンカー社の業務情報（求職者プロフィール／履歴書／職経書／議事録／推薦文等）
物理的なシステム所在 国内VPS（Xserver VPS 2GB予定、河村法人名義契約）
運用主体 河村祐衣
アンカー社Workspace側の変更 OAuth経由でCalendar／Drive／Gmail／Sheets／Vertex AI（Gemini）へAPIアクセス
個人情報の物理的保管場所 アンカー社のGoogle Workspace内（Drive／Sheets）に閉じる
VPS側のデータ保有 処理中の一時データのみ（処理完了で即削除）／監査ログ（個人情報マスキング）

3.2 個人情報の流れ ─ どこに何が残るか

原則：「アンカー社Workspace内で完結」

flowchart LR
    subgraph anchor["アンカー社のWorkspace（永続保管）"]
        DriveDoc[履歴書・職経書<br/>議事録・推薦文]
        Sheet[初回面談シート]
    end

    subgraph vps["VPS（一時処理のみ）"]
        Process[処理中の一時データ]
        Log[ログ<br/>個人情報マスキング済]
    end

    LINE[公式LINEで受信] --> Process
    Process -->|処理完了で即削除| Trash[（削除）]
    Process --> DriveDoc
    DriveDoc --> Sheet

保管場所と保管期間

場所 保管されるもの 保管期間 管理権限
アンカー社のGoogle Drive 履歴書／職経書／議事録／推薦文 永続（アンカー社の運用基準） アンカー社
アンカー社のSheets 初回面談シート 永続 アンカー社
VPS（処理中のみ） 上記の一時コピー 処理完了で即削除 河村
VPSログ 操作履歴（個人情報マスキング済） 30日（自動削除） 河村
Gemini API プロンプト送信時の一時データ Google側の処理直後に破棄（Google AIの利用規約に準拠） Google

VPSは「処理通過点」であり「保管場所」ではありません

VPSには永続的な個人情報を保持しない設計です。処理完了後は即削除し、ログには個人情報を残しません。
バックアップ対象も「設定ファイル」「監査ログ」「コード」のみで、個人情報そのものは含みません。

3.3 アクセス権限と認証

Google Workspace へのアクセス（OAuth 2.0）

サービス スコープ 必要理由
Calendar calendar.readonly 面談予定の取得（読み取りのみ）
Drive drive.file 求職者フォルダ作成、書類格納（自動化が作成したファイルのみアクセス可能、既存ファイルへの広範な権限は付与しない）
Gmail gmail.readonly 履歴書/職経書メール添付の取得（読み取りのみ）
Sheets spreadsheets 初回面談シートの読み書き

アクセスの3つの制限

  1. 最小スコープの原則：上記スコープ以外への昇格は実装上行えません
  2. consent（同意）の取消：祐衣さんは [Google アカウント＞セキュリティ＞外部アプリ] からいつでも consent を取消可能。取消後はAPI呼出が即時拒否され、自動化基盤からアンカー社データへのアクセスは完全に遮断されます
  3. アンカー社管理者の制御：Workspace管理コンソールから本アプリへの承認をいつでも撤回可能

3.4 個人情報保護とセキュリティ

シークレット管理

シークレット 暗号化方式 復号鍵の保有者
Google OAuth refresh token sops + age 河村
Gemini API Key sops + age 河村
公式LINE Channel Secret/Token sops + age 河村
サーカス／ii-ne ID/PW sops + age 河村
  • 全シークレットはVPSの該当テナント領域（/srv/yui/.env）に暗号化保管
  • バックアップtar.gzにも暗号化済の状態でのみ含まれる
  • 復号鍵（age秘密鍵）は河村側で保有、紛失時はVPS上で新規鍵での再暗号化が必要

ネットワーク・OSセキュリティ

  • nginx + Let's Encrypt によるTLS終端
  • UFW ファイアウォール（22/80/443以外閉鎖）
  • Fail2ban による SSH ブルートフォース対策
  • SSH 鍵認証のみ（パスワード認証無効化）
  • 月次の OS セキュリティアップデート

監査ログ

  • 全ての自動化操作（サーカス書き込み・LINE送信・Drive書き込み・API呼出し）を記録
  • サーカス操作は 画面スクリーンショット も保存（規約遵守の証跡）
  • ログ保管期間：30日（自動ローテーション、それ以降は削除）
  • 個人情報はログにマスキング（氏名は「○○さん」、メールは ***@***.*** 形式）

3.5 規約遵守

サーカス利用規約への対応

  • 解釈の根拠：ガイドライン1.c.iv.6「第三者がIDを利用した場合、当社はその利用を利用者様によるものとみなします」 → 自動化ツールを本人（祐衣さん）の業務遂行補助ツールとして位置付け、本人からの明示的指示（LINE Botコマンド）を起点として動作させる
  • 遵守事項：
    • リクエスト間隔最小2秒
    • 同時並列実行禁止
    • 1日200回上限
    • リトライ最大3回
    • 全操作の監査ログ・スクリーンショット保存
    • サーカス側から指摘があれば即時停止
  • フォールバック：規約上の論点が生じた場合、Chrome拡張による半自動モード（祐衣さんが画面前にいるときのみ動作）に切替可能な設計

LINE Messaging API

  • LINE 公式アカウントの利用規約・Messaging API 利用規約に準拠
  • 求職者への自動送信は実施しない（送信は半自動：生成→通知→祐衣さんが確認後に送信）

Google APIs Terms of Service

  • 全API呼出しはOAuth経由
  • スコープは業務遂行に必要な最小限
  • Google AI（Gemini）の利用規約に準拠したプロンプト・データ送信

3.6 契約終了時のデータ処理

業務委託契約が終了する場合、以下の手順でデータ処理を実施します。

ステップ 内容 完了確認
1 VPS上の自動化プロセス停止（systemd disable） 即時
2 Google OAuth refresh token の revoke（自動化からのAPIアクセス完全遮断） 即時
3 公式LINE Webhook URL の削除 即時
4 サーカス・ii-ne の自動ログイン停止（保存済パスワード削除） 即時
5 VPS内の個人情報残骸の確認・削除（処理中データ・ログ） 24時間以内
6 バックアップtar.gz（過去30日分）の削除 7日以内
7 VPS自体の解約（河村法人名義のため、最終操作は河村側） 河村側のタイミング

なお、アンカー社Workspace内（Drive／Sheets）の業務データは一切削除しません（アンカー社の資産であり、運用継続にあたって必要なため）。

3.7 連絡先・責任分界

連絡先

役割 担当
自動化基盤の構築 協力会社
運用・業務上の判断 河村祐衣

責任分界

項目 第一責任
自動化基盤の構築（設計・実装・初期構成） 協力会社
構築後の運用・日常監視 河村祐衣
アンカー社Workspace内データの所有・管理 アンカー社／河村祐衣
規約遵守の最終判断 河村祐衣

3.8 ご承認のお願い

本企画案を進めるにあたり、アンカー社の管理者ご担当者様には以下2点のご承認を頂戴したくお願い申し上げます。

① 外部アプリ承認（Google Workspace）

  • 対象：OAuthクライアント「ca-automation」
  • 用途：本資料 3.3 に記載のAPIスコープでの祐衣さんアカウントへのアクセス
  • 撤回方法：管理コンソールからいつでも撤回可能、撤回時は即時アクセス遮断

② 外部アシスタントのアクセス許可

  • 対象業務：祐衣さんCA業務の自動化基盤の構築（初期セットアップまで／構築後の運用支援継続の可否は別途協議）
  • アクセス範囲：本資料 3.3 に記載の通り

補足

  • ご懸念事項・追加でご確認いただきたい点があれば、ご質問・ご指摘を頂戴できますと幸いです

補足：本資料の参照ドキュメント